Vitalis Woonzorg Groep, dat 22 verzorgingslocaties in Eindhoven exploiteert, biedt een breed pakket aan mogelijkheden voor ouderen. De organisatie telt ongeveer 3.000 werknemers, die – samen met meer dan 1.250 vrijwilligers – dagelijks meer dan 2.500 ouderen ondersteunen. De zorginstelling won een prijs met het ‘robotiseren’ van de administratieve lasten, zodat meer handen aan het bed komen en medewerkers weer kunnen doen waar ze blij van worden.

Werkdruk en stress waren de grote veroorzakers van ongewenst verloop en verzuim binnen Vitalis. Om daar verandering in te brengen, vroeg de ouderenzorgorganisatie haar 3.000 medewerkers waar de grootste pijn zit. Uitval van collega’s vormde de grootste stressfactor met dagelijks twintig gevallen maal anderhalf uur en een oplossingsgraad van 30 procent. Een roosterverstoring leidt niet alleen tot veel regelwerk en stress, maar ook tot gevoel van dwang om een dienst op te vangen. Daarvoor moest dus een oplossing worden gevonden.

Met automatiserings-specialist Ciphix ontwikkelde Vitalis een robotgestuurd roostersysteem, eendigitale ‘collega’ die verstoringen oplost. Ze gaven hem de naam ‘Rob Otmans.’ De robot lost verstoringen vanaf 72 uur voor aanvang op. ‘Rob Otmans’ is gekoppeld aan de roosterapp SDB Octopus. Medewerkers geven in de app aan of ze wel of niet beschikbaar zijn bij een verstoring. Wanneer een dienst uitvalt, kijkt ‘Rob’ welke mensen willen werken en of zij bekwaam en bevoegd zijn voor de dienst. Daarbij stuurt de robot eerst een notificatie naar het eigen team. Medewerkers hebben de ruimte om zo’n werkverzoek te negeren. Naarmate de tijd vordert, wordt er opgeschaald naar de flex-medewerkers van Vitalis en vervolgens naar alle beschikbare bevoegde en beschikbare Vitalis-medewerkers.

Van moeten naar willen

De digitale ‘Rob Otmans’ is sinds de zomer van 2023 aan het werk en het resultaat mag er zijn. Met de oude werkwijze werd ongeveer een derde van de last minute diensten ingevuld, Rob krijgt zo’n 97 procent voor elkaar. Het verloop en verzuim zijn mede hierdoor gehalveerd.
Evy Hendriks, bij Vitalis communicatieadviseur: “We zien dat iedereen er blij mee is. Niet alleen de roostermakers, ook de collega’s. Als je ziek bent, hoef je je niet schuldig te voelen dat je anderen met een probleem opzadelt. Het wordt gewoon opgelost. Er komt altijd iemand werken die er zin in heeft.”
Wies van Haaren, projectleider innovatie. “Dat is ook de grote kracht, ‘Rob Otmans’ draagt enorm bij aan de eigen regie van medewerkers. Het is niet meer: wanneer móet ik werken, maar wanneer wíl ik werken. Dat is zoveel positiever.”

Printvriendelijk