Inwoners van Arnhem die een brief ontvangen van de gemeente die ze vanwege het taalgebruik niet goed begrijpen, kunnen deze terug sturen. Ze krijgen dan een verbeterde versie terug. Op de envelop wordt de terugstuurservice al aangekondigd. Daar staat namelijk ‘Vindt u deze brief niet duidelijk? Wij schrijven hem opnieuw.’
De gemeente geeft zelf met twee zinnen uit een brief voorbeelden van moeilijk begrijpbare zinnen. ‘Met de door u verstrekte gegevens is door mij onderzoek gedaan naar uw financiële positie.’ Of: ‘In dit administratief beroepschrift geeft u aan waarom u het niet met de beslissing eens bent.’ Uit onderzoek is gebleken dat veel inwoners niet begrijpen wat daarmee bedoeld wordt. Vandaar de start van de gemeente met de terugstuurservice ‘Dit kan duidelijker!’ Met het eenvoudige concept: ‘Begrijp je niet wat er staat? Stuur hem terug en we schrijven een betere.’
De wethouder ‘publieke dienstverlening’ is in zijn nopjes met de nieuwe service, die voortvloeit uit een verzoek van de gemeenteraad. “We willen als gemeente onze inwoners zo goed mogelijk informeren en dus zo helder mogelijke brieven schrijven. Alleen lukt dat nog niet altijd, want inwoners krijgen nog te vaak brieven van ons die ze niet helemaal begrijpen. Daarom roepen we hen op het ons te laten weten als zij een onduidelijke brief krijgen.”
Opnieuw schrijven
De inwoners kunnen de onduidelijke brief terugsturen per post en per e-mail. Daar blijft het niet bij, want vervolgens belooft de gemeente de brief te herschrijven. Beter en duidelijker. Het is de bedoeling dat de inwoner dan binnen 10 dagen een nieuwe, duidelijkere brief ontvangt. De terugstuurservice is begin dit jaar gestart en wordt na een half jaar geëvalueerd (moeilijk woord….).
Elkaar beter begrijpen
“Ik vind het belangrijk dat we goed met onze inwoners communiceren”, zegt de wethouder, “alleen dan kun je elkaar beter begrijpen. Of het nu gaat om het aanvragen van een paspoort, het aanvragen van een vergunning of het indienen van een bezwaar. Zo proberen we onze dienstverlening steeds beter te maken.’
Zo kan het ook
Maar ook als de inwoners een brief krijgen in een envelop waarop de terugstuurservice niet staat aangekondigd, kunnen ze die gewoon terugsturen. Hoe dat gaat, staat op www.arnhem.nl/ditkanduidelijker. Want het kan ook zo: ‘Met uw gegevens heb ik uw financiën onderzocht’ of: ‘In uw brief schrijft u waarom u het niet eens bent met onze beslissing.